Mar 31, 2020

Forgivable Coronavirus Payroll Loans for Employers with Fewer than 500 Employees

photo of paycheck

The Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security Act (the “CARES Act”), the sweeping coronavirus relief package signed into law by President Trump on March 27, 2020, includes among its provisions a “Paycheck Protection Program” – an important vehicle for certain employers with fewer than 500 employees to continue to pay employees and meet certain other expenses through a forgivable loan. The Paycheck Protection Program creates a new category of loans guaranteed by the Small Business Administration (the “SBA”).  The new loans are unsecured (no collateral required), do not require any personal guarantees and are available to businesses that previously would… Read more

Mar 30, 2020

Gift Tax Deadline Postponed

Gift Tax Returns Postponed

On March 27, 2020 the IRS released Notice 2020-20 postponing the April 15, 2020 due date for the filing of a gift tax return and the payment of gift tax or generation-skipping transfer tax to July 15, 2020.  This Notice amplifies Notice 2020-18 which postpones the deadline for the filing and payment of income tax due April 15, 2020 to July 15, 2020. The Notice applies to any “person” covered under Notice 2020-18 affected by the COVID-19 emergency (an “Affected Taxpayer”). For an Affected Taxpayer, the due date for filing Form 709 (United States Gift (and Generation-Skipping Transfer) Tax Return and… Read more

Mar 30, 2020

HHS Office of Civil Rights Issues Bulletin Confirming Non-Discrimination Obligations During COVID-19 Crisis

Americans with Disabilities Act Blocks

On Saturday, March 28, 2020, the Office for Civil Rights (OCR) of the U.S Department of Health and Human Services (HHS) issued a Bulletin reminding entities that during the COVID-19 crisis, their obligations under laws and regulations prohibiting discrimination on the basis of race, color, national origin, disability, age, sex, and exercise of conscience and religion in providing HHS-covered health care services remain in effect. OCR enforces the Americans with Disabilities Act, Section 504 of the Rehabilitation Act, the Age Discrimination Act, and Section 1557 of the Affordable Care Act, all of which prohibit discrimination in HHS-funded health programs and… Read more

Mar 30, 2020

How the CARES Act Impacts Employer-Sponsored Group Health Plans

American Flag outside Capital Building

The Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security Act (the “CARES Act”), the sweeping coronavirus relief package signed into law by President Trump on March 27, 2020, contains a number of provisions impacting employer-sponsored group health plans.  These provisions are generally intended to provide individuals with greater access to health care during the coronavirus pandemic, and many will increase employers’ costs under their self-insured group medical plans.  Significantly: Telehealth. High deductible health plans may waive participant cost-sharing requirements for all “telehealth and other remote care services” (i.e., including services unrelated to COVID-19) without interfering with a participant’s ability to make or… Read more

Mar 30, 2020

Retirement Plan Relief in the CARES Act

Capital with USA flag

On March 27, 2020, President Trump signed the Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security Act (the “CARES Act”).  Among many other provisions, the CARES Act allows participants affected by the 2020 coronavirus pandemic to have greater access to retirement funds.  The new law loosens the in-service distribution restrictions that apply to many retirement plans and significantly eases the tax burden on qualified individuals who take distributions from qualified retirement plans or IRAs. The CARES Act also (i) for qualified individuals, expands the qualified plan loan rules; and (ii) for all retirement plan participants and IRA owners, following a cue from… Read more

Mar 30, 2020

Department of Labor Issues Guidance on Overtime Payments Under the Fair Labor Standards Act

New Overtime Pay Law

On March 26, 2020, the U.S. Department of Labor issued three opinion letters clarifying the December 2019 Final Rule on the Regular Rate under the Fair Labor Standards Act. The Final Rule requires employers to pay all non-exempt employees at least one and one-half times the employee’s regular rate when the employee works more than a forty-hour work week. 29 U.S.C. § 207(a)(1). The regular rate includes “all remuneration for employment paid to, or on behalf, of the employee,” subject to eight statutory exceptions.  29 U.S.C. § 207(e). With respect to the exception for “payments in the nature of gifts…which… Read more

Mar 27, 2020


Sick Leave Sign

2020年3月18日に成立し、同年4月1日に施行される米国・連邦法「ファミリー・ファースト新型コロナウイルス対策法(Families First Coronavirus Response Act: FFCRA)(以下、「新型コロナ対策法」という。)」の内容をまとめました。 米国における従来の病気、怪我および看病に伴う休暇に関する法整備を簡単に説明しますと、新型コロナウイルス感染拡大前に適用・運用されてきた主な連邦法である家族・医療休暇法(Family and Medical Leave Act: FMLA)は、75マイル圏内に50人以上の従業員がいる雇用者にのみ適用され、かつ、対象となる従業員は、直近12ヶ月間で1,250時間以上働いた従業員に限定されてきました。また、従来のFMLAは、雇用者に対して有給休暇の付与を義務づけるものではなく、 雇用者としては、対象となる従業員に無給休暇を与え、同じ役職・給与での復職を保障しさえすれば足りました。新型コロナ対策法によって、FMLAの適用場面は一部拡大されましたが(後記の休校・保育所の閉鎖に伴う12週間の有給休暇の部分)、適用された場合に雇用者に課される義務の内容自体は、基本的には制定後も変更はありません。 このように、連邦法であるFMLA上(改正前)では、一部の雇用者に無給休暇の付与を義務付けているに過ぎませんでした。また、一部の州や地方自治体(群や市)では、傷病休暇法(Sick Leave Act)を制定し、従業員やその家族の病気、怪我あるいは看病の際に雇用者に有給休暇の付与を義務付けていますが、そのような州や自治体は限定的でした(今回の連邦レベルでの新型コロナ対策法成立を受け、今後、州法レベルや地方自治体の条例レベルで、同法をさらに拡充・充実させる形で法整備が進むと考えられます)。 したがって、従来、米国における有給休暇は、主に各雇用者の裁量に任されてきました。その結果、有給休暇は、おおむね、就業規則(Employee Handbook)等の社内規則によって与えられる有給休暇(Paid Time Off: PTO)や傷病休暇(Sick Leave)のほか、雇用者が任意で加盟する短期・長期の所得補償保険(Short-Term/Long-Term Disability Insurance)によって実現されてきました。 今回の新型コロナ対策法は、従来の法制度を大きく変え、多くの雇用者に対し、新型コロナウイルスに関連する法令で指定された理由により休職せざるをえなくなった従業員への有給休暇の付与を義務付ける内容となっています。以下、具体的にみていきましょう。 施行期間 2020年4月1日~2020年12月31日 対象となる雇用者 従業員数が500人以下の民間企業および一部の公的機関  従業員50人以下の雇用者は、有給休暇付与の義務付けにより「事業の継続可能性が脅かされる(“jeopardize the viability of the business as a going concern”)」という要件を満たす場合、「休校または保育所の閉鎖や子供の預け先の確保が不可能という理由」による有給休暇について、付与義務を免れます。この要件の具体的な基準や立証方法は、2020年4月以降の規則の制定により、明らかになります。(この例外規定は、従業員に有給休暇を与えていては経営が立ち行かなくなる個人経営・家族経営の中小企業を念頭においていると考えられ、日系企業等の外資系企業の米国現地法人に対してもこの例外規定が適用されるかどうかは現在のところ明確ではありません。)  従来のFMLAは、従業員が50人以上の雇用者にのみ適用されましたが、新型コロナ対策法は、より適用範囲が広く、【注1】の例外にあてはまらない限り、従業員数が500人以下のすべての民間企業(および一部の公的機関)に適用される点に注意が必要です。 従来のFMLAでは、75マイル以内に50人以上の従業員がいるかどうかという基準が用いられていましたが、新型コロナ対策法は、米国内の単体の企業の中に500人の従業員がいるかどうかという基準が採用されています。 労働省は、従業員数の算定に関して、以下のルールを定めています。 休職中の従業員もカウントする 派遣社員・契約社員もカウントする(直接雇用関係にあるかは問わない、人材派遣会社所属の者もカウントする) 日雇い労働者もカウントする(直接雇用関係にあるかは問わない、人材派遣会社所属の者もカウントする) 独立契約者(Independent Contractor)はカウントしない グループ会社(親会社、子会社、関連会社)の従業員は合わせてカウントしない、あくまでも単体の企業(一法人)の中に何人いるかをカウントする 有給休暇付与の義務付けの概要 従業員が、連邦政府、州政府、地方自治体の命令または医療従事者の指示により隔離措置の対象となっている場合、または新型コロナウイルスの症状が出ており、医療機関の診断を待っている場合には、雇用者は、当該従業員に対し、2週間(最大80時間)の有給休暇を付与し、その期間中給与の全額を支払わなければならない。 従業員が、①連邦政府、州政府、地方自治体の命令または医療従事者の指示により隔離措置の対象となっている者の世話をしなければならない場合、②新型コロナウイルスを理由とした休校もしくは保育所の閉鎖により18歳以下の子供の世話をしなければならない場合、または③連邦保健福祉省が定める「新型コロナウイルスに類似した症状」が出ている場合、雇用者は、当該従業員に対し、2週間(最大80時間)の有給休暇を付与し、その期間中給与の3分の2を支払わなければならない。 30日間以上雇用されている従業員が、新型コロナウイルスを理由とした休校もしくは保育所の閉鎖により18歳以下の子供の世話をしなければならない場合、雇用者は、当該従業員に対し、上記(B)の2週間に加えて、さらに10週間の有給休暇を付与し、その期間中給与の3分の2を支払わなければならない。 上記(A)~(C)いずれも、法令において給与額に上限が設けられておりますので、後記「 給与の支払額と上限の設定」をご参照ください。 休職の理由 新型コロナ対策法では、以下の(1)~(6)の理由により従業員が休職せざるをえない(在宅勤務・リモート勤務ができない)場合に限り、雇用者に従業員への有給休暇の付与を義務付けています。 従業員が、新型コロナウイルスに関連する連邦政府、州政府、地方自治体の命令(外出禁止令も含む)により隔離措置・自宅隔離の対象になっている場合 従業員が、新型コロナウイルスに関連して、自宅隔離するよう医療従事者の指示を受けている場合 従業員に、新型コロナウイルスの症状が出ており、医療機関の診断を待っている場合 従業員が、上記(1)または(2)に該当する者の世話をしている場合 従業員が、新型コロナウイルスを理由とした学校の休校もしくは保育所が閉鎖したことまたは子供の預け先の確保が不可能であることにより、18歳以下の子供の世話をしている場合 従業員に、連邦機関である保健福祉省(Health and Human Services)が財務省(Department of Treasury)および労働省(Department of Labor)と協議の上定める「新型コロナウイルスに類似した症状」が出ている場合 在宅勤務が可能な従業員には、たとえ休校や保育所の閉鎖があって子供の面倒をみなければならない場合でも、新型コロナ対策法に基づく有給休暇の付与は義務付けられていません。大半の事務職の従業員は、在宅勤務が可能ですので、適用がありません。もちろん、在宅勤務をする以上、雇用者には通常どおり給与を支払う義務があります。 したがって、新型コロナ対策法は、工場、レストラン、小売店など、職場に行かなければ業務に従事できない従業員を救済する側面が強いと言えます。 新型コロナウイルスに直接的・間接的に起因する、工場、レストラン、小売店等の一時閉鎖(シャットダウン)自体は、上記(1)~(6)の理由に含まれていないことに注意が必要です。 連邦法とは別に、多くの州や地方自治体が、それぞれ異なった外出禁止令、自宅待機令等を出しています。 上記理由(1)の「州政府、地方自治体の命令により」という文言に関連して、適用される州や地方自治体の命令によりどの範囲の従業員や雇用者が隔離措置の対象となっているのか、注意深く検討する必要があります。 例えば、自治体の命令によっては、連邦機関である国土安全保障省(Department of Homeland Security)が発表した重要産業(以下のリンク参照)に該当する事業に従事する労働者は、外出禁止令の対象としないと明記している場合があります。 この国土安全保障省の基準に従うと、多くの製造業が重要産業に含まれます。 したがって、雇用者の事業が重要産業に該当するとして事業閉鎖命令の対象外となり、その結果として、従業員が外出禁止令の適用外となった場合は、たとえ、経営判断により工場を一時閉鎖したとしても、新型コロナ対策法の適用は受けないことになります(州や地方自治体の命令による強制的閉鎖ではなく、自主的・任意的な閉鎖であると扱われるためです)。その結果、企業が、工場などの閉鎖に際して全従業員に有給休暇を付与にしたとしても、新型コロナ対策法に基づく連邦政府からの扶助(後述の通り、税金控除)は受けられませんので、注意が必要です。 (なお、雇用者の事業に従事する労働者が外出禁止令の対象から外れている場合、通勤中の従業員が警察その他の法執行機関に見とがめられ、外出禁止令違反で罰金等のペナルティを受けることのないよう、当該事業に従事する労働者は外出禁止令の対象外である旨を説明した雇用者の文書を用意し、従業員に携帯させることをお勧めします。) 有給休暇の付与は、従業員が「休職」する場合に義務付けられており、(新型コロナウイルスの影響の有無にかかわらず、業務上の都合による)辞職、解雇または暫定的レイオフの場合には、雇用者に有給休暇の付与義務はありません。レイオフや解雇の場合は、各州の規制に基づいた失業保険が適用されます。なお、新型コロナ対策法では、失業保険の安定供給のための措置についても規定が設けられています。 このように、連邦法である新型コロナ対策法は、適用範囲が限定されており、新型コロナウイルスに関連して仕事上の影響を受けたすべての人を救済する法律とはなっていません。今後、連邦レベルで新たな法案が可決されるか、あるいは州レベルまたは群・市等の地方自治体レベルで今回の新型コロナ対策法を拡充したさらなる救済法や条例が整備されていくでしょう。 上記(1)~(6)のいずれの理由も、新型コロナウイルスとの関連性を明記しています。したがって、新型コロナ対策法は、新型コロナウイルスと無関係な理由による休職や今後発生しうる他のウイルスによるパンデミックには適用されません。 休職期間  休職期間は、休職理由のカテゴリーによって異なります。 従業員が、新型コロナウイルスに関連する連邦政府、州政府、地方自治体の命令(外出禁止令も含む)により隔離措置・自宅隔離の対象になっている場合 従業員が、新型コロナウイルスに関連して、自宅隔離するよう医療従事者の指示を受けている場合 従業員に、新型コロナウイルスの症状が出ており、医療機関の診断を待っている場合 従業員が、上記(1)または(2)に該当する者の世話をしている場合 従業員が、新型コロナウイルスを理由とした学校の休校もしくは保育所が閉鎖したことまたは子供の預け先の確保が不可能であることにより、18歳以下の子供の世話をしている場合 従業員に、連邦機関である保健福祉省(Health and Human Services)が財務省(Department of Treasury)および労働省(Department of Labor)と協議の上定める「新型コロナウイルスに類似した症状」が出ている場合… Read more

Mar 27, 2020

Families First Coronavirus Response Act Notice

DOL Notice via mail or email

In our recent Client Alert regarding the new federal Families First Coronavirus Response Act, we noted that employers are required to post a notice – in a form to be published by the U.S. Department of Labor (“DOL”) – in a conspicuous place in the workplace.  The DOL’s Wage and Hour Division has now published the forms of notice required under the Families First Coronavirus Response Act.  The notices can be found here for non-federal employees and here for federal employees. Wage and Hour Division answers to questions regarding the notices can be found here. Recognizing the obvious problem that many employers… Read more

Mar 26, 2020

The Rent Payment Crisis in the Face of the COVID-19 Pandemic

Calendar with Rent Due

FORCE MAJEURE CLAUSES AND PRACTICAL CONSIDERATIONS FOR COMMERCIAL LANDLORDS AND TENANTS In the wake of the COVID-19 pandemic, commercial landlords and tenants are now in uncharted territory facing complete or partial shutdown of business operations as a result of governmental restrictions and preventative social distancing measures. Just how long this business interruption will last is still uncertain, leaving landlords and tenants scrambling to assess the damages and strategize on whether and how to enforce their rights. In these uncertain times, commercial landlords and tenants should carefully review their leases and, if needed, seek legal advice to ascertain their rights and obligations…. Read more

Mar 25, 2020

IRS Clarifies Impact of Postponed Tax Deadline on Retirement Plans, IRAs and HSAs

Tax Help

Last week, following President Trump’s March 13, 2020 declaration of a national emergency in response to the COVID-19 pandemic, the Internal Revenue Service (IRS) postponed the April 15, 2020 deadline for filing and paying income taxes to July 15, 2020. See IRS Notice 2020-18.  On March 24, 2020, the IRS issued guidance in the form of frequently asked questions to clarify certain aspects of the postponed deadline for filing and paying income taxes.  The IRS indicated that it will update the frequently asked questions periodically and additional guidance may be provided. With respect to qualified retirement plans, individual retirement arrangements (IRAs),… Read more